GESTION DE DOCUMENTS blog - correspondancemisss

C'EST QUOI  LA GESTION DE DOCUMENTS ?

Définition :

     C’est organiser les documents d’une institution, une entreprise, ou une société en utilisant des méthodes convenables pour trouver ces documents, aussi pour réserver les droits de l’entreprise.

       Par exemple dans un hôpital il y’a les documents des patients, des docteurs, des infirmiers, exétéra.

C’EST QUOI LE CLASSEMENT OU LA CLASSIFICATION ?

       Le classement ou la classification ; c’est l’action de classer par classe, par catégories des choses présentant des critères en commun.

       Aussi voici les définitions de : Action de classer, le mot classement et Classifier.

          Action de classer : des objets, des personnes selon un certain ordre ; manière dont ils sont classés ; ordre dans lequel on les range.

Le mot classement peut avoir plusieurs significations :
    Classement:« actif » consistant à classer, trier, un ensemble d’éléments selon un ou plusieurs critères préexistants (classement alphabétique, par taille, par couleur, etc.) ;
 

    Classifier : Faire une répartition méthodique par classe c’est-à-dire déterminer les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents. 

COMMENT CLASSIFIER LES DOCUMENTS ?

Pour classifier des documents il faut respecter ces critères :

Le nombre, L’ordre, Norme, Rubrique, Mot directeur et I’ndexage.

       Il faut faire une répartition méthodique par classe c’est-à-dire déterminer les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents. 

Selon LES RÈGLES NORMALISÉES DU CLASSEMENT  la rubrique

        Des noms propres par exemple :

La rubrique - Pâtisserie Amine, Casablanca.

Le mot directeur c’est : Amine.

La rubrique - Boulanger Salwa, Taza.

Le mot directeur c’est : Salwa.

La rubrique - Imprimerie Mohammed-Amine, Nador.

Le mot directeur c’est : Mohammed-Amine.

        Des noms géographiques :

 Restaurant du nord de l’Afrique, Tunisie. (Continent)

Le mot directeur c’est : Afrique.

         Des noms publicitaires : 

Société COLAIMO, Oujda.

Le mot directeur c’est : COLAIMO.

Entreprise ZARA, Paris.

Le mot directeur c’est : ZARA.

Société TRIA, Rabat.

Le mot directeur c’est : TRIA.

        Des noms communs :

a.   Le premier verbe de la rubrique est considéré comme mot directeur :

  Par ex : Faire vivre.

b. Le nom commun est un adjectif :

 Par ex : Etablissement industriel.

             Université 16^ème siècle.

Les mots directeurs sont : industriel et 16^ème. 

         Des sigles :

 Par ex : ONG, Paris.

     Sa forme complète : Organisation non gouvernementale.

·        Par ex : SPA, Algérie.

Sa forme complète : Société protectrice des animaux.
·        Par ex : ONU, Texas.
Sa forme complète : Organisation des Nations Unies.

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Autres exemple :

         ·   Par ex : CIO (sigle de Comité international olympique)

         ·   Par ex : LNH (sigle de Ligue nationale de hockey)

         ·   Par ex : OQLF (sigle de Office québécois de la langue française)

         ·   Par ex : AFNOR (Association Française de NORmalisation) ,
         ·   Par ex : CEDEX (Courrier d’Entreprise à Distribution EXceptionnelle),